👩
Анна Козлова
Налоговый консультант · 8 лет практики · малый бизнес и ИП
✓ Материал проверен по актуальному НК РФ
Аренда офиса, склада, торговой точки — одна из крупнейших статей расходов ИП. При УСН «доходы минус расходы» её можно полностью учесть и снизить налог. Но только при правильном документальном оформлении. Разберём все нюансы — от перечня принимаемых расходов до аренды у физлица и НДФЛ.
📖 Правовое основание: ст. 346.16 НК РФ, пп. 4 п. 1 — «арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество». Расходы учитываются после оплаты (кассовый метод). Обязательна экономическая обоснованность и документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ).
Какую аренду можно учесть в расходах
Перечень объектов аренды, затраты на которые принимаются при УСН 15%:
- Офис — при условии использования в предпринимательской деятельности
- Склад для хранения товаров или оборудования
- Торговая точка / магазин / шоурум
- Производственное помещение
- Парковка для служебного транспорта
- Часть квартиры — если ИП работает из дома (спорно, требует обоснования)
- Земельный участок — для производственной деятельности или с/х
- Оборудование по договору лизинга — лизинговые платежи учитываются аналогично аренде
- Место в коворкинге — по договору аренды рабочего места или помещения
Что нельзя учесть в расходах на аренду
- Аренда жилого помещения для проживания (даже если там иногда работаете)
- Субаренда без права субаренды в договоре с арендодателем
- Аренда имущества, не используемого в предпринимательской деятельности
- Штрафные санкции и пени по договору аренды (эти суммы в расходах не учитываются)
AI Pro Ассистент
Есть вопрос по этой теме?
AI ответит за 30 секунд — с учётом вашей системы налогообложения и вида деятельности
Задать вопрос AI бесплатно →
Обязательные документы для подтверждения расходов
- Договор аренды — заключён на ИП (не на физлицо), с указанием реквизитов ИП, описанием объекта, размером и периодичностью платежей
- Акт приёма-передачи помещения — подтверждает факт получения объекта в пользование
- Платёжные документы — банковская выписка или чек (при оплате наличными — кассовый чек или ПКО)
- Ежемесячные акты оказанных услуг — не всегда обязательны, но снижают риск споров при проверке
- Свидетельство о праве собственности арендодателя — не обязательно, но желательно запросить копию
⚠️ Частые ошибки:
- Договор заключён на физлицо, а не на ИП — расходы не принимаются
- Арендодатель — физлицо без самозанятости: нужно удержать НДФЛ 13%
- Нет актов и выписки — при проверке налоговая снимет расход
- Аренда оплачена наличными без кассового документа
Аренда у физлица: особенности и НДФЛ
Ситуация, когда ИП арендует помещение у физического лица (не ИП и не самозанятого) — очень распространённая и требует особого внимания.
ИП как налоговый агент по НДФЛ
Если арендодатель — обычное физическое лицо, ИП-арендатор автоматически становится налоговым агентом (ст. 226 НК РФ). Это означает:
- Удержать НДФЛ 13% из суммы арендной платы до её выплаты арендодателю
- Перечислить НДФЛ в бюджет — не позднее 28-го числа следующего месяца
- Подать форму 6-НДФЛ — ежеквартально и по итогам года
- Выдать справку 2-НДФЛ арендодателю по его запросу
📌 Пример: Договор аренды — 50 000 ₽/мес. Арендодатель получает на руки: 50 000 ₽ × (1 − 0,13) = 43 500 ₽. ИП удерживает и перечисляет в ФНС: 6 500 ₽. В расходы при УСН 15% принимается полная сумма арендной платы — 50 000 ₽ (включая НДФЛ).
Аренда у самозанятого: упрощённая схема
Если арендодатель является самозанятым (плательщиком НПД), схема становится значительно проще:
- ИП не удерживает НДФЛ — самозанятый платит НПД самостоятельно
- Не нужно подавать 6-НДФЛ по данному арендодателю
- Расход подтверждается чеком из приложения «Мой налог»
- Чек является полноценным первичным документом
💡 Совет: Попросите арендодателя зарегистрироваться как самозанятый — тогда НДФЛ удерживать не нужно, а расход подтверждается чеком из приложения «Мой налог». Самозанятый при сдаче нежилого помещения в аренду юрлицу или ИП платит НПД по ставке 6% вместо НДФЛ 13% — это выгодно обеим сторонам.
Аренда у ИП или организации
Если арендодатель — ИП или ООО, НДФЛ удерживать не нужно. Арендодатель сам платит налоги в рамках своей системы. Достаточно договора, акта и банковской выписки.
Аренда при УСН 6% против УСН 15% — что выгоднее
Выбор системы налогообложения напрямую зависит от доли расходов в вашей выручке. Аренда — один из ключевых расходов, который может склонить чашу весов.
| Параметр | УСН «доходы» 6% | УСН «доходы минус расходы» 15% |
|---|
| Налоговая база | Весь доход | Доход минус расходы |
| Ставка (стандартная) | 6% | 15% |
| Аренда учитывается | Нет | Да (пп. 4 п. 1 ст. 346.16) |
| Выгодно при расходах | До 60% от доходов | Свыше 60% от доходов |
| Минимальный налог | Нет | 1% от доходов (всегда) |
| Учёт расходов | Не нужен | Обязателен |
| Сложность учёта | Низкая | Средняя |
Пример расчёта налога с арендой в расходах
ИП Иванова, розничный магазин, Санкт-Петербург. Годовые показатели за 2026 год:
- Выручка: 4 800 000 ₽
- Аренда торгового зала: 1 200 000 ₽ (100 000 ₽/мес)
- Закупка товаров: 2 400 000 ₽
- Прочие расходы (коммунальные, интернет, реклама): 300 000 ₽
- Итого расходов: 3 900 000 ₽ (81,25% от выручки)
| Показатель | УСН 6% («доходы») | УСН 15% («доходы − расходы») |
|---|
| Налоговая база | 4 800 000 ₽ | 4 800 000 − 3 900 000 = 900 000 ₽ |
| Налог до вычета взносов | 288 000 ₽ | 135 000 ₽ |
| Страховые взносы ИП | 53 658 + 45 000 (1%) = 98 658 ₽ | 53 658 + 45 000 = 98 658 ₽ |
| Вычет взносов | −98 658 ₽ (макс. 50% при работниках) | Учтены в расходах |
| Итоговый налог УСН | 189 342 ₽ | 135 000 ₽ |
| Экономия | — | 54 342 ₽/год |
При высокой доле расходов (81% в данном примере) УСН 15% выгоднее на 54 342 ₽ в год только за счёт учёта аренды и прочих расходов. Чем больше подтверждённых расходов — тем выгоднее режим «доходы минус расходы».
⚠️ Минимальный налог: При УСН 15% существует минимальный налог — 1% от доходов. Если расчётный налог (15% от разницы) оказался меньше 1% от выручки, платится минимальный налог. В нашем примере: 1% × 4 800 000 = 48 000 ₽ — это меньше 135 000 ₽, поэтому платим расчётный налог.
Типичные ошибки при учёте аренды на УСН
❌
Договор на физлицо, а не на ИП
Одна из самых частых ошибок. Если в договоре написано «Петров Иван Иванович» без указания статуса ИП и реквизитов — расход не принимается. Переоформите договор с полными данными: «ИП Петров И.И., ОГРНИП ..., ИНН ...»
❌
Не удержан НДФЛ с физлица-арендодателя
При аренде у физлица ИП обязан удержать НДФЛ 13% и перечислить в бюджет. Нарушение — штраф 20% от неудержанной суммы + пени. Проверьте все действующие договоры аренды с физическими лицами.
❌
Аренда отражена по дате начисления, а не оплаты
При УСН — кассовый метод. Расход учитывается строго в момент оплаты. Если апрельскую аренду оплатили в мае — она попадает в расходы мая, не апреля. Это важно для авансовых платежей.
❌
Включены коммунальные платежи без договора
Коммунальные услуги (электричество, вода, тепло) по ст. 346.16 можно учесть, но только если они прямо указаны в договоре аренды или есть отдельный договор с ресурсоснабжающей организацией. «Включёнка» без документов — риск при проверке.
❌
Аренда учтена за период, когда помещение не использовалось
Если ИП на несколько месяцев приостановил деятельность, но продолжал платить аренду — налоговая может снять такие расходы как экономически необоснованные. Документируйте факт использования (накладные, выдача товаров, трудовые смены).
❌
Аренда личного автомобиля ИП у самого себя
Некоторые ИП пытаются оформить договор аренды собственного автомобиля «на ИП» для учёта расходов. Это схема дробления, которую ФНС успешно оспаривает. Используйте вместо этого норму суточных расходов на ГСМ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли учесть в расходах аренду квартиры, где работает ИП?
Это спорный вопрос. Минфин и ФНС в ряде писем разрешали учитывать часть расходов пропорционально площади, используемой в предпринимательской деятельности. Однако при проверке риск снятия расхода высок. Безопаснее арендовать отдельное нежилое помещение или работать из коворкинга с договором.
Обязательно ли составлять ежемесячные акты к договору аренды?
Ежемесячные акты не являются обязательными по закону, если в договоре прописана периодическая оплата и указан факт предоставления помещения. Достаточно договора, акта приёма-передачи и платёжных документов. Однако акты снижают риск споров при камеральной проверке.
Нужно ли удерживать НДФЛ, если арендодатель — самозанятый?
Нет. Если арендодатель зарегистрирован как самозанятый (плательщик НПД), ИП-арендатор не удерживает НДФЛ. Самозанятый сам уплачивает налог и выдаёт чек из приложения «Мой налог». Этот чек является основным документом для учёта расхода.
При какой доле расходов выгоднее УСН 15% вместо УСН 6%?
Математическая точка безразличия — доля расходов 60% от доходов. Если расходы выше 60% выручки — УСН 15% выгоднее. Если ниже 60% — УСН 6% выгоднее. При высокой аренде и других постоянных расходах чаще выгоден режим «доходы минус расходы».
С какого момента расход на аренду считается принятым при УСН?
При УСН применяется кассовый метод: расход признаётся в момент фактической оплаты, а не начисления. Если вы оплатили аренду за март в феврале — расход учитывается в феврале. Авансы за будущие периоды также учитываются в момент перечисления.
🤖
AI проверит ваши расходы и скажет что можно принять к учёту
Задайте вопрос по любому расходу — AI ответит со ссылкой на конкретный пункт НК РФ
Попробовать демо →